Informacja na temat przetwarzania danych osobowych

Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dn. 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), które weszło w życie z dniem 25 maja 2018 r., informujemy że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest English Bay Szkoła Języków Obcych Aneta Smaga, ul. Kleszczowa 18, 02-485 Warszawa („English Bay”), e-mail: biuro@englishbay.pl, tel.: +48 696 068 210
2. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu:
   • niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy o nauczanie, m.in. w celu realizacji usługi świadczonej drogą elektroniczną poprzez korzystanie ze strony www i akceptację regulaminów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
   • niezbędnym do świadczenia usług nauczania, realizowanych przez Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
   • realizacji prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, w szczególności potwierdzenia lub odwołania zajęć lekcyjnych, kontaktowania się, w szczególności komunikowania się między szkołą a klientami szkoły, w tym do komunikacji między szkołą bądź lektorami a uczniami i ich rodzicami, do udzielenia odpowiedzi na pytania, w formie telefonicznej, za pomocą e-maila lub czatu bądź poprzez aplikację internetową on-line udostępnianą wcześniej uczniom, na podstawie art. 6 ust 1 lit. f) RODO (uzasadnionym interesem administratora jest sprawna komunikacja z klientami szkoły i realizacja obowiązków informacyjnych);
   • niezbędnym do rozwiązania testu poziomującego, pod warunkiem udzielenia zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
   • niezbędnym do wyboru kandydatów ubiegających się o pracę u Administratora, w takcie aplikowania, zgodnie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
   • składania ofert marketingowych, pod warunkiem udzielenia zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
   • rozpatrywania zgłoszonych reklamacji, gdzie podstawą prawną przetwarzania danych jest obowiązek wynikający z przepisu prawa;
   • przetwarzania dokumentacji księgowo-podatkowej w tym: prowadzenie ksiąg rachunkowych, wystawianie rachunków/faktur za wykonanie usługi, co może wiązać się z koniecznością przetwarzania danych osobowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
   • dochodzenia roszczeń związanych z zawartą umową, na podstawie art. 6 ust 1 lit. f) RODO (uzasadnionym interesem administratora jest możliwość dochodzenia przez niego roszczeń).
3. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą:
   • upoważnieni pracownicy Administratora,
   • podmioty współpracujące z Administratorem na podstawie umów powierzenia, w związku ze świadczeniem usług nauczania,
   • usługodawcy współpracujący z Administratorem na podstawie umów powierzenia, na potrzeby realizacji usług świadczonych dla Administratora, w szczególności usług marketingowych, IT, księgowych, windykacyjnych, reklamowych, mailingowych, logistycznych i kurierskich, usług prawnych i audytowych – w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania zleconych usług,
   • podmioty współpracujące z Administratorem, którym dane osobowe są udostępniane na podstawie dobrowolnej zgody osoby, której te dane dotyczą i w celach w niej wskazanych,
   • organy państwowe, którym udostępnienie danych osobowych regulują oddzielne przepisy prawa.
4. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. Jeżeli w przyszłości taki transfer danych będzie miał miejsce, poinformujemy o tym w niniejszej informacji, jak również zapewnimy, aby dane były odpowiednio zabezpieczone, między innymi poprzez podpisanie z podmiotem w państwie trzecim Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
5. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres:
   • do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy/zamówienia, zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych dotyczących umowy/zamówienia, zgodnie z ustawą o rachunkowości (5 lat),
   • do czasu odwołania zgody, w przypadku wyrażenia zgód marketingowych,
   • do momentu udzielenia wyczerpującej odpowiedzi, w przypadku zapytania przesłanego drogą elektroniczną,
   • przez okres 6 miesięcy, w przypadku wypełnienia testu poziomującego, gdy nie rozpocznie Pan/Pani nauczania w English Bay,
   • do 10 lat w przypadku aplikowania do pracy w English Bay, gdy wyrazi Pan/Pani zgodę na wykorzystywanie danych do przyszłych rekrutacji.

Posiadają Państwo prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania a także prawo do przenoszenia danych.

Posiadają Państwo prawo do cofnięcia udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Mają Państwo prawo wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli Państwo uznają, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

Podanie przez Państwa danych osobowych wynika z przepisów, jest dobrowolne i wymaga Państwa zgody, ale aby móc prawidłowo wykonać zawartą z Państwem umowę, musimy dysponować przynajmniej Państwa imieniem, nazwiskiem oraz numerem PESEL. W przypadku umowy, z którą wiąże się z Państwa strony zobowiązanie finansowe rozciągnięte w czasie, prosimy również o podanie adresu zamieszkania. W przypadku odmowy podania ww. danych nie będziemy w stanie podpisać z Państwem umowy a tym samym przystąpić do jej wykonania. Do sprawnego komunikowania się potrzebujemy ponadto numeru Państwa telefonu oraz adresu e-mail, a jego niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości odwołania zajęć w sytuacjach tego wymagających.

Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie będą też poddawane procesowi profilowania.